De gemiddelde kantoormedewerker krijgt tientallen e-mails per dag. In die stroom valt jouw bericht alleen op als het duidelijk en to the point is. Een goede zakelijke mail kost de lezer zo min mogelijk moeite om te begrijpen wat je wilt.
De onderwerpregel doet ertoe
Veel mensen besluiten op basis van het onderwerp of ze een mail meteen openen of laten liggen. Wees concreet: 'Vraag over offerte 2041, graag voor vrijdag' werkt beter dan een vaag 'Even iets'. De lezer weet dan meteen waar het over gaat en hoe dringend het is.
Zet het belangrijkste bovenaan
Begin met je kernboodschap of je vraag, en geef daarna pas de toelichting. Wie pas in de laatste alinea vertelt wat hij wil, riskeert dat het bericht half wordt gelezen.
- Houd zinnen kort en gebruik witregels tussen onderdelen.
- Stel één duidelijke vraag of actie centraal per mail.
- Maak concreet wat je verwacht en tegen wanneer.
Let op toon
E-mail mist intonatie, dus een droge zin kan kortaf overkomen. Een vriendelijke opening en afsluiting kosten weinig en voorkomen misverstanden. Schrijf zoals je tegen iemand zou praten, niet stijver dan nodig.
Lees na voordat je verstuurt
Een snelle controle haalt tikfouten, een verkeerde naam of een vergeten bijlage eruit. Twijfel je of een mail goed valt, lees hem dan even hardop. En vraag jezelf bij gevoelige onderwerpen af of een kort telefoontje niet sneller en prettiger is dan een lange mailwisseling.